西华大学建设工程材料采购管理办法
为进一步加强对建设工程采购活动的监督管理，规范采购行为，预防和遏制采购过程中的违法违纪行为。结合学校实际，现制定本管理办法。
一、材料采购人员
成立材料采购小组，由处领导、工程技术科、施工管理科、工程造价及材料管理科组成，小组成员在进行市场调查后编制《基建处材料采购目录》，原则上必须有工程负责人参加，人员必须超过3人（包括3人）。
二、材料采购目录
编入《基建处材料采购目录》的每宗材料，原则上都必须选择三家以上供应商或直销厂家进行调查、考察，并形成“供应方评价表”，由相关人员在评价表上签字确认。
采购物资时，若需新增供应商或直销厂家都必须按规定顺序进行市场调查和审核确认，并编入《基建处材料采购目录》。
三、材料计划时间
每个工程项目的甲供或认质认价材料都必须由施工管理人员督促施工单位提前1月上报材料采购计划并经施工管理科审核、签字后交工程造价及材料管理科负责采购。
四、材料采购合同签订
材料主管人员经办的材料采购合同需对《合同会签审批表》进行会签后才能进行合同签订。
五、材料进场验收
配合施工管理科对进场材料进行复查工作。
材料进场时进行材料验收：
1、资料验收：材质单、合格证、质量保证书及其它按照规定应有的资料。
2、实物验收：数量及质量合乎要求。验收合格后办理验收手续。对于不合格的材料，拒绝接收。
3、相关手续：货物到达现场后，验收应及时准确，参加验收部门应在施工管理人员、监理单位、施工单位及厂商共同验收下进行。材料主管填写《材料、设备入出库单》详细注明品名、规格、数量入出库地点、时间、制单人签字、保管责任人签字后，财务记帐联随同采购发票一同作为财务报销凭证入帐。入、出库单一式多份，包括存根联、财务记帐联、保管存查联。
六、材料采购资金
配合财务部门完成相应材料的资金计划及结算工作。
七、甲供材料
招标材料或非招标材料必须会同工程技术人员确定甲供材料的产品名称、型号规格、单位、材料描述。
1、招标材料：招标文件经基建处会签后交物资设备与国有资产管理处（招标中心）审定招标。
2、非招标材料：每宗材料采购合同的签订，都必须在《基建处材料采购目录》内原则上有三家以上供货单位的报价资料，根据比质、比价的原则确定采购单位。
八、认质认价材料
认质认价材料须经工程造价及材料管理科会同工程技术人员确定认质认价材料的产品名称、型号规格、单位、特征描述。
每宗认质认价材料原则上须在《基建处材料采购目录》内，根据比质、比价的原则确定材料品牌及价格。
九、材料采购档案管理
材料采购每一阶段工作完成后由材料主管将相关资料交工程造价及材料管理科备查。
十、材料采购及认质认价工作程序
采购工作：
1、材料主管会同工程技术人员确定材料的特征、数量、需用时间、样品等相关资料；
2、根据资料编写招标文件；
3、工程造价及材料管理科确定招标文件（初稿）；
4、基建处会签；
5、交物资设备与国有资产管理处（招标中心）审定招标。
开展招标工作；
6、参与物资设备与国有资产管理处（招标中心）组织的合同洽谈；
7、实施合同，材料进场复查
8、资金结算
9、档案管理
10、保修管理
认质认价工作：
1、材料主管会同工程技术人员确定材料的特征、数量、需用时间、样品等相关资料。
2、材料主管及审计部门在《基建处材料采购目录》内咨询原则上有三家以上供货单位的报价资料，分别独立形成询价情况说明。
3、由基建处组织施工单位、审计单位、监理单位确定材料认价结果。
4、材料主管按确定结果填写认质认价通知单并分发相关单位、人员。
5、材料进场复查。
6、资料归档。